Instruire
- Fișa individuală de instruire SSM
- Fișa individuală privind situațiile de urgență
- Tematici de instruire pe rol și fază
- Grafice și programe anuale de instruire
- Rezultatele testelor de verificare
Conformitate
Obligațiile sunt ale tale. Evidența o ținem noi.
Vigilis este construit direct pe cerințele legislației românești de securitate și sănătate în muncă și de apărare împotriva incendiilor. Mai jos: ce anume acoperă, ce documente produce și cum arată dosarul în ziua unui control.
Cadrul de referință
Actele normative după care e construită platforma
| Act normativ | Ce reglementează | Ce face Vigilis |
|---|---|---|
| Legea 319/2006 securitatea și sănătatea în muncă |
Obligațiile generale ale angajatorului, inclusiv informarea și instruirea lucrătorilor privind riscurile. | Atribuie instruirea pe fiecare lucrător, o urmărește până la finalizare și păstrează dovada semnată. |
| HG 1425/2006 norme metodologice |
Cele trei faze de instruire, conținutul fișei individuale, periodicitatea și verificarea însușirii. | Structurează tematicile pe faze și roluri, calculează scadențele și generează fișele individuale. |
| Legea 307/2006 apărarea împotriva incendiilor |
Organizarea activității de apărare împotriva incendiilor și instruirea personalului. | Modul PSI dedicat, cu evidența echipamentelor de stingere și a exercițiilor de evacuare. |
| OMAI 712/2005 modificat prin OMAI 786/2005 |
Categoriile de instruire în domeniul situațiilor de urgență și fișa individuală aferentă. | Categorii de instruire configurabile, cu periodicitate proprie și fișă separată de cea SSM. |
| HG 1048/2006 echipament individual de protecție |
Cerințele privind utilizarea EIP la locul de muncă. | Evidența EIP pe lucrător, cu semnătură de primire, termen de înlocuire și alertă la uzură. |
| HG 355/2007 supravegherea sănătății lucrătorilor |
Controlul medical la angajare, periodic și la reluarea activității. | Urmărește valabilitatea fișelor de aptitudine și semnalează expirările înainte de termen. |
| Regulamentul (UE) 2016/679 GDPR |
Prelucrarea datelor cu caracter personal, inclusiv categorii speciale. | Minimizare, roluri și permisiuni, jurnal de audit, retenție configurabilă, date găzduite în UE. |
Precizare importantă. Această pagină are caracter informativ și nu constituie
consultanță juridică. Vigilis este un instrument de evidență și instruire: nu înlocuiește
serviciul intern sau extern de prevenire și protecție, evaluarea riscurilor realizată de
personal competent, ori răspunderea angajatorului prevăzută de lege. Verifică întotdeauna
forma în vigoare a actelor normative aplicabile activității tale.
Rezultatul
Documentele pe care platforma le ține și le generează
Fiecare acțiune din platformă lasă o urmă exportabilă: cine, ce, când, pe baza cărui conținut, cu ce rezultat la verificare.
Organizare
- Decizii de numire și desemnare
- Plan de prevenire și protecție
- Instrucțiuni proprii SSM și SU
- Componența și ședințele CSSM
- Lista posturilor și a riscurilor asociate
Operațional
- Evidența EIP, cu semnături de primire
- Registrul echipamentelor și al verificărilor
- Procese-verbale de exercițiu de evacuare
- Evidența evenimentelor și a acțiunilor corective
- Evidența instruirii contractorilor și vizitatorilor
Ziua controlului
Când sună la poartă ITM sau ISU
Cea mai mare parte a stresului la un control nu vine din ce lipsește, ci din faptul că nu găsești ce ai. Vigilis reduce partea asta la un export.
- Dosar complet pe punct de lucru — toate evidențele active, într-un singur PDF sau arhivă.
- Filtrare pe perioadă și pe persoană — inspectorul cere fișa unui lucrător anume, o ai în zece secunde.
- Istoric imuabil — jurnal de audit care arată când a fost creat și semnat fiecare document.
- Semnalizarea lipsurilor — știi ce e neacoperit înainte să afle altcineva.
Fișe individuale de instruire SSM
148 lucrători · 148 semnateComplet
148 lucrători · 148 semnateComplet
Fișe situații de urgență
148 lucrători · 146 semnate2 în curs
148 lucrători · 146 semnate2 în curs
Plan de prevenire și protecție
versiunea 4 · aprobat 12.01La zi
versiunea 4 · aprobat 12.01La zi
Exerciții de evacuare
2 în ultimele 12 luni · PV atașateComplet
2 în ultimele 12 luni · PV atașateComplet
Fișe de aptitudine expirate
3 lucrători · programare necesarăDe rezolvat
3 lucrători · programare necesarăDe rezolvat
96%arhivă generată în 8 secunde
Protecția datelor
Date despre oameni, tratate ca atare
Evidențele de SSM conțin informații sensibile: aptitudine medicală, incidente, rezultate la teste. Platforma e proiectată pornind de la ipoteza că aceste date nu trebuie să circule mai departe decât e strict necesar.
Găzduire în UE
Infrastructura și copiile de siguranță rămân în Uniunea Europeană. Fiecare organizație e izolată logic de celelalte.
Acces pe nevoia de a ști
Roluri granulare pe punct de lucru și pe secție. Datele medicale sunt vizibile doar responsabililor desemnați.
Jurnal de audit
Fiecare vizualizare, modificare, semnătură și export e înregistrată, cu utilizator și marcă de timp.
Retenție configurabilă
Stabilești cât timp se păstrează fiecare categorie de document, în acord cu politica ta internă și cu termenele legale de arhivare.
Fără antrenare pe datele tale
Documentele și conversațiile companion-ului nu sunt folosite pentru antrenarea unor modele generale.
Ieșire fără captivitate
Poți exporta oricând întregul set de date și documente, în formate deschise, fără cerere specială.
Întrebări frecvente
Ce ne întreabă cel mai des responsabilii SSM
Instruirea online e acceptată la control?
Legislația stabilește ce trebuie să conțină instruirea, cine o efectuează, cum se verifică însușirea și cum se consemnează — nu impune ca aceasta să se desfășoare exclusiv pe hârtie sau exclusiv în sală. Ceea ce contează la control este dovada: tematica, durata, persoana care a instruit, verificarea cunoștințelor și semnătura.
Vigilis produce toate aceste elemente. Pentru situațiile în care compania decide că instruirea trebuie făcută față în față, platforma gestionează sesiunea în sală și consemnarea prezenței. Decizia asupra formei rămâne a angajatorului și a persoanei competente.
Cum funcționează semnătura electronică?
Lucrătorul semnează pe ecranul telefonului sau al tabletei, după autentificare. Semnătura este legată de identitatea contului, de conținutul exact al instruirii parcurse și de o marcă de timp, iar întregul lanț este înregistrat în jurnalul de audit. Pentru organizațiile care au nevoie de semnătură electronică calificată, platforma se poate integra cu un furnizor acreditat.
Avem deja un serviciu extern de prevenire și protecție. Vigilis îl înlocuiește?
Nu. Vigilis este instrumentul cu care lucrează serviciul intern sau extern, nu un substitut pentru el. Multe firme de SEPP folosesc platforma ca să administreze mai mulți clienți dintr-un singur loc — pentru acest caz există un mod de lucru pe organizații multiple.
Ce facem cu lucrătorii care nu au telefon sau adresă de e-mail?
Pot parcurge instruirea pe un dispozitiv comun — tabletă de secție sau chioșc — cu autentificare prin cod personal sau card. Sesiunile în sală rămân o opțiune completă, cu prezență confirmată prin QR și semnătură pe tableta instructorului.
Cât durează implementarea?
Pentru o companie cu structura clară și documentele existente în format digital, un mediu funcțional se configurează în una–două săptămâni. Partea care ia cel mai mult timp nu e tehnică, ci maparea tematicilor pe roluri — și la asta ajutăm noi.
Datele existente din dosarele pe hârtie se pot importa?
Da. Istoricul instruirilor, datele de angajare și valabilitățile fișelor medicale pot fi importate din fișier, astfel încât scadențarul să pornească de la situația reală, nu de la zero. Documentele scanate pot fi atașate la dosarul fiecărui lucrător.
Verificăm împreună unde stai acum
O sesiune de 30 de minute în care trecem prin obligațiile tale și îți spunem clar ce e acoperit și ce nu — indiferent dacă lucrăm împreună mai departe.